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Cuando se trata de captura y clasificación de documentos de alta produccción, pocas compañías tienen un trabajo más grande que la Compañía Mexicana de Procesamiento, S.A de C.V

La empresa basada en la Ciudad de México,- conocida como CMP por sus siglas-abrió sus puertas en 1997 como una colaboración de los dos bancos más grandes del país, Banamex (ahora Citigroup) y BBVA, para agilizar sus operaciones de manejo de cheques. Desde el principio CMP se ha expandido constantemente hacia la externalización de procesos de negocio (BPO), enfocándose en la producción de capturas y almacenamiento de documentos.

Unisys Quantum NDP reader sorter

Las lectoclasificadoras de tamaño completo, como este Unisys Quantum NDP, pueden ocupar la mayor parte de una habitación y pesar más de una tonelada. Este es en realidad uno de los modelos “más pequeños”, basado en un set único de 12 bolsillos de clasificación (en negro, en el extremo derecho). ¡Muchas lectoclasificadoras tenían dos sets adicionales de bolsillos de clasificación, hasta 36 en total, extendiendo su longitud varios metros!

La escala de operaciones de CMP es enorme. Entre los dos principales centros de procesamiento y ocho oficinas satelitales escanean y organizan más de un millón de documentos al día, trabajando en 3 turnos por día. Sus archivos contienen más de 9 billones de imágenes capturadas en favor de sus clientes. Es uno de los centros de clasificación de documentos en back-office más grandes en el mundo. En el centro de esta operación hay una fuerte pero insuficiente conexión – un grupo de equipos de lectoclasificación: NDP 850 y NDP 1150 que están acercándose rápidamente al final de su vida útil.

Las NDPs son algunas de las máquinas de clasificación más rápidas que jamás se hayan inventado, capaces de procesar 1,150 documentos por minuto en 36 diferentes bolsillos de salida. (Otros modelos de NDP incluso llegaron a clasificar 2,000 documentos por minuto). Estás monumentales máquinas clasificadoras-del tamaño de un cuarto y pesando más de una tonelada- iniciaron un uso generalizado en la década de 1970, y nada desde entonces ha estado cerca de igualar su velocidad. El director de CMP, Francisco Ayala, dice que su compañía compró sus lectoclasificadoras actuales en 2008, y desde entonces, estima que se han escaneado alrededor de 1.100 millones de documentos en cada máquina.

Pero las lectoclasificadoras son una reliquia de los años pasados; -las lectoclasificadoras de CMP fueron de las últimas en construirse. El último fabricante de lectores de alta velocidad dejó de fabricar las máquinas en 2013, y las opciones se están acabando para los que aún los usan. Prácticamente todas las marcas y modelos están al final de su vida útil, con la partes y servicio de OEM fuera de producción en 2020 o 2021. El mantenimiento ha sido caro hasta el momento; ahora, simplemente no está disponible. “Ahora es muy, muy difícil conseguir partes nuevas”, dijo Ayala.

 
Descontinuado y sin reemplazo

Quantum DS reader sorter

CMP utiliza esta Quantum DS como reemplazo de las lectoclasificadoras mucho más grandes que había estado utilizando en el pasado.

Un problema mayor que no se resolvió al final del soporte de estas lectoclasificadoras fue que no existe un reemplazo directo para estas máquinas gigantes. Si bien los escáneres de escritorio se han vuelto mucho más rápidos y más precisos con el tiempo, el gran volumen de papel que procesan compañías como CMP es simplemente mucho más de lo que un escáner común está diseñado para manejar.

También hay otro giro: CMP no solo realiza capturas y digitalización de cheques, también maneja otros tipos de documentos, y a menudo necesita clasificar muchos elementos dependiendo de sus destinos de compensación. Los escáneres de un solo bolsillo, incluso los escáneres de dos bolsillos, son severamente limitados en este ambiente, pero esa es la única forma en que los escáneres “modernos” son diseñados.

Para compensar la pérdida inminente de las lectoclasificadoras, CMP seleccionó los equipos Quantum DS, los equipos de Digital Check de alta velocidad de escritorio. Originalmente introducidos en 2013, los QDS estaban destinadas a cerrar la brecha significativa de las capacidades entre las máquinas gigantescas salientes y los escáneres relativamente livianos disponibles para reemplazarlos.

“Como paso intermedio entre un lectoclasificador de tamaño completo y un escáner ordinario, el Quantum DS ha sido invaluable para nosotros,” dijo Ayala. “No hay otra máquina tan buena como esta hoy día.”

 
Más bolsillos no son solo para clasificar

Waterfall sorting pockets

En este ejemplo de “clasificación en cascada”, el escáner alimenta los documentos en un bolsillo de salida hasta que esté completamente lleno, luego comienza a llenar el siguiente. Esto aumenta enormemente la capacidad del lote de una máquina lectoclasificadora de múltiples bolsillos.

Es fácil ver un transportador de cheques con 12 bolsillos y concluir que solo se usan para separar documentos en varias categorías. Los bolsillos tienen otro beneficio menos obvio. Inclusive cuando el Quantum DS no esté realizando ninguna clasificación, el espacio extra permite a la máquina funcionar continuamente por mucho tiempo.

Si los documentos que están siendo procesados no necesitan ser clasificados en un orden particular, la QDS puede usar el “llenado de los bolsillos por cascada”, eso significa llenar un compartimento de salida y después moverse al siguiente sin parar. El alimentador de cheques también permite añadir más objetos cuando la máquina está trabajando, puedes procesar hasta 2,400 cheques (200 documentos x 12 casilleros) antes de que sea vaciada. Comparado con la capacidad típica de 150 o 200 documentos por lote de los escáneres de bajo volumen, esto da a las QDS una gran ventaja cuando se trata de procesar en el menor tiempo posible.

Asimismo, el llenado de los bolsillos por cascada también permite al operador vaciar casilleros previamente usados en la Quantum DS una vez que ha empezado a llenarse el siguiente. Esto significa que puede procesar 200 documentos por minuto casi de forma indefinida, siempre y cuando el operador pueda seguir ejecutando la labor.

Para algunos centros más pequeños de CMP, un escáner ordinario de banco puede hacer el trabajo; la compañía actualmente usa para este propósito los escáneres de captura en sucursales BX7200 de Digital Check. Pero cuando se trata de un millón de documentos por día, la diferencia entre eso y una verdadera máquina de captura a nivel de producción es prioridad.

 
Conquistando un gasto abrumador

La presión que tiene CMP por remplazar sus máquinas NDP, no solo es por lo difícil que es encontrar partes y soporte, sino que el costo de operarlos también se ha convertido en un costo prohibitivo. Ayala dice que su compañía pagó cerca de USD $365,000 por cada una de sus más recientes lectoclasificadoras adquiridas en 2008. Pero el costo de mantener las máquinas ha sido incluso mayor: Alrededor de $37,500 al año por cada máquina (prácticamente el doble de lo que cuesta una Quantum DS nueva ). Ese precio tampoco incluye el costo de operaciones internas, como un ambiente controlado o el entrenamiento especializado y el personal dedicado necesario para manejar los equipos .

“No todos nuestros empleados son capaces de operar nuestra máquina NDP- un perfil y entrenamiento especifico es requerido,” explica Ayala. “Son tres semanas de capacitación, y tenemos un ingeniero in situ para dar soporte a las lectoclasificadoras. Para servicio, confiamos en personal subcontratado.”

Un problema menos conocido, pero cada vez más urgente con la próxima terminación de soporte OEM para las máquinas NDP es que las partes de remplazo para estas máquinas no son como las partes de otras máquinas. La naturaleza de los dispositivos grandes significa que los principales componentes están hechos frecuentemente de materiales especiales o diseñados con una gran precisión, acercándose a 0.01mm.

Además de hacer los componentes caros, estos requerimientos especiales normalmente significan que no hay proveedores haciendo partes de remplazo para estas lectoclasificadoras. Si no las puedes adquirir del fabricante original, no las puedes conseguir en absoluto. Cuando sea el momento del fin del servicio y soporte de OEM, va a ser un fuerte paro para la mayoría de los operadores de lectoclasificadoras de alto volumen. Sin embargo, la capacidad de las grandes máquinas ha probado que es lo suficientemente buena para que Ayala las deje en funcionamiento hasta que no haya otra opción.

“Hay muy pocos dispositivos disponibles hoy en día que cumplen con este perfil,” dijo Ayala. “Esa es la razón principal por la cual hemos mantenido las antiguas máquinas NDP en servicio.”

CMP actualmente opera ocho máquinas Quantum DS en sus oficinas centrales, con planes de remplazar los equipos NDP restantes para 2021. Algunos pequeños cambios en procedimiento han hecho que la transición haya sido fácil hasta ahora, dijo Ayala. Manejar múltiples máquinas QDS en paralelo, por ejemplo, puede hacer la clasificación casi igual de rápida, y 12 bolsillos son suficientes para todos los trabajos de cheques y la mayoría de lotes de cupones.

Más importante, Ayala sabe que va a poder confiar en Quantum DS en los años por venir. Ya que tienen muchas partes en común con otros modelos de escáner Digital Check SmartSource para sucursales; además obtener servicio es fácil, y las partes son costo-efectivas y están disponibles continuamente.

“Estoy buscando algunas cualidades importantes en los equipos de captura que usamos: alta velocidad de lectura; bajo costo de mantenimiento; alta disponibilidad de partes; que sea un dispositivo de trabajo duradero; y un bajo nivel de rechazos,” dijo Ayala. “El Quantum DS ha llenado un gran espacio que las grandes lectoclasificadoras han dejado.”